Quando um órgão público contrata limpeza, vigilância, recepção ou outro serviço com mão de obra dedicada, o preço não é um número jogado no ar. Ele precisa ser explicado, item por item, em uma planilha de custos e formação de preços. É o documento que mostra de onde vem cada centavo da proposta e que permite ao órgão verificar se o valor é realmente suficiente para cumprir o contrato. Para a empresa, é ao mesmo tempo uma exigência e uma proteção: uma planilha bem feita evita prejuízo e sustenta pedidos futuros.
Este artigo explica o que é a planilha, seus módulos principais, os cuidados na elaboração e os erros que mais causam problemas. Os modelos e os critérios variam por edital e por norma, e este texto é uma visão geral sem valores, sem percentuais de mercado e sem substituir orientação contábil e jurídica.
O que é e para que serve
É o demonstrativo analítico dos custos de um serviço, geralmente apresentado por posto de trabalho ou por unidade de serviço. Serve para:
- Mostrar a composição do preço proposto.
- Permitir a análise de exequibilidade pelo órgão.
- Servir de base para repactuação, revisão e aditivos. Veja reajuste e repactuação em contratos públicos.
- Facilitar a fiscalização do cumprimento de obrigações trabalhistas.
- Evitar propostas inexequíveis ou com custos omitidos.
Estrutura geral
Os modelos variam, mas costumam ter módulos como:
1. Remuneração: salário-base conforme convenção coletiva, adicionais obrigatórios como insalubridade ou periculosidade, quando aplicáveis, e outros componentes da remuneração.
2. Encargos e benefícios mensais e diários: 13º salário, férias e adicional de férias, encargos sociais e trabalhistas, vale-transporte, auxílio-alimentação e outros benefícios previstos em convenção ou no edital.
3. Insumos: uniformes, equipamentos de proteção, materiais de consumo, equipamentos, ferramentas e outros itens necessários à execução.
4. Custos de reposição: substituição de ausências legais, como férias, licenças e afastamentos, conforme previsto.
5. Custos indiretos, tributos e lucro: despesas administrativas, tributos incidentes e a remuneração da empresa.
Cada módulo deve refletir a realidade e as exigências do edital.
Convenção coletiva
A convenção ou o acordo coletivo da categoria é a base para salários e benefícios. Cuidados:
- Use a convenção vigente e aplicável à categoria e à base territorial do serviço.
- Verifique pisos, adicionais e benefícios previstos.
- Acompanhe a data-base para saber quando haverá mudanças.
- Guarde cópia da convenção como anexo.
Propostas com salários abaixo da convenção são motivo comum de desclassificação ou de passivo trabalhista. Veja dedicação exclusiva de mão de obra.
Tributos e regime da empresa
Os tributos dependem do regime tributário da empresa e do tipo de serviço. É importante:
- Usar as alíquotas corretas do regime da empresa.
- Considerar retenções na fonte previstas em lei.
- Consultar contador para evitar erros que comprometam a margem.
Este texto não indica alíquotas nem percentuais: eles devem ser definidos por profissional contábil.
Cuidados na elaboração
- Leia o edital e o termo de referência: os postos, a jornada e os insumos exigidos.
- Use dados reais da empresa, em vez de copiar modelos de terceiros.
- Verifique a convenção coletiva aplicável.
- Considere a jornada e a escala, como 12x36 ou 44 horas semanais. Veja escala 12x36.
- Inclua todos os custos de reposição e de insumos.
- Mantenha coerência entre planilha e proposta.
- Revise as fórmulas e totais.
- Valide com contabilidade e jurídico.
- Guarde memória de cálculo para esclarecimentos.
Exequibilidade
O órgão pode analisar se o preço proposto é exequível, ou seja, se cobre os custos de fato. Propostas muito baixas podem ser questionadas, e a empresa pode ser chamada a demonstrar a viabilidade. Para isso, a planilha precisa ser consistente. Veja pregão eletrônico e como participar de licitação.
Erros comuns
- Salários abaixo da convenção.
- Omissão de custos de reposição, de uniformes ou de EPIs.
- Tributos calculados incorretamente.
- Cópia de planilhas de outro contrato.
- Fórmulas quebradas e totais que não batem.
- Ignorar a escala e o adicional noturno quando aplicáveis.
- Lucro e custos indiretos incoerentes com a realidade.
- Não atualizar a planilha ao longo do contrato.
Planilha durante o contrato
Depois da assinatura, a planilha continua importante:
- Serve de base para repactuação.
- Ajuda a controlar a margem real da operação.
- Facilita a fiscalização de salários e benefícios.
- Permite avaliar o impacto de mudanças de escopo.
Mantenha-a atualizada e acompanhe a diferença entre custo previsto e custo real. Veja fiscalização de contrato de terceirização.
Resumo rápido
- A planilha de custos detalha a formação do preço de serviços com mão de obra.
- Os módulos incluem remuneração, encargos e benefícios, insumos, reposição, tributos e lucro.
- A convenção coletiva vigente é a base de salários e benefícios.
- Erros e omissões levam a desclassificação ou prejuízo.
- Elabore com dados reais e valide com contabilidade e jurídico.
Como a Patini Serviços Públicos atua
A Patini Serviços Públicos executa serviços continuados com dedicação exclusiva de mão de obra para órgãos públicos, mantendo preposto, escalas e documentação à disposição do gestor e dos fiscais. Veja o serviço de limpeza e conservação para órgãos públicos e a unidade Patini Serviços Públicos. Para conversar, fale conosco pelo WhatsApp e informe o órgão e o tipo de serviço.